🤔Je ne sais pas si il y a réellement des personnes qui adooooorent la paperasse et l’administratif !?!
En tous les cas, j’entends très souvent le contraire chez mes clientes !
« Je suis phobique administrative ! »
« Ah non mais MOI, je n’aime vraiment pas ça ! »
Bref, c’est LA tâche procrastinée par excellence !!!
Alors oui, les papiers, les factures, les documents à compléter, les impôts… tout ça est rarement une partie de plaisir ! Mais cela fait partie des choses, qui, si l’on ne s’en occupe pas, peuvent vite nous coûter cher !
Alors pour ne plus jamais recevoir de relance de paiement, ou passer 1000 ans à chercher LE document à fournir de toute urgence ( pour hier 😅 ) à l’école de votre fils, et savoir enfin comment trier vos papiers administratifs, suivez les étapes suivantes :
1ÈRe étape : Préparer son matériel
➡️ Prenez votre agenda près de vous (qu’il soit en format papier ou numérique), votre chéquier, des enveloppes et des timbres, et bien entendu prévoyez également une poubelle ainsi que du matériel de classement ( au minimum 3 chemises ou sous-chemises ).
Réunissez tous les papiers qui trainent dans la maison et qui ne sont pas classés. Vous pouvez déjà vous débarrasser tout de suite des enveloppes inutiles, des éventuels journaux et publicités et de tous documents dont les dates sont déjà obsolètes !
3ème étape : Catégoriser
L’ idée est vraiment, comme souvent, de faire au plus simple. Ainsi, nous n’aurons besoin que de 3 catégories. Idéalement, vous utiliserez un trieur vertical mais vous pouvez également utiliser des bannettes à laisser sur votre bureau ou même encore tout simplement des chemises ou des sous-chemises.
Vous allez ensuite prendre les papiers issus de votre tri, un à un, et les répartir dans l’une des catégories ci-dessous, ou bien, les traiter tout de suite si il vous faut moins de 5 minutes pour le faire.
Le process est donc simple :
➡️ Je prends le document, est-ce que je peux le traiter tout de suite ?
➡️Oui : je le traite, si il s’agit d’une facture, je note sur le document la date et le mode de paiement, si il s’agit d’un RDV, d’une invitation, d’un évènement, je note tout de suite la date dans mon agenda. Ensuite, je classe le document dans l’une des catégories ci-après.
➡️ Non : Je classe le document dans l’ une de ces catégories :
📁 À traiter : Il vous faut plus de 5 minutes pour le traiter. Dès lors que vous mettrez un document dans cette partie, notez tout de suite un créneau dans votre agenda pour vous en occuper.
📁 À classer : Dès que vous avez traité un document que vous devez néanmoins conserver. Un autre article du blog sera consacré au classement des papiers.
📁 En attente : Tout ce que vous devez conserver temporairement, ce que vous ne pouvez pas encore traiter : des billets pour un spectacle, une convocation à un examen, un justificatif de dépôt de renouvellement d’identité …
➡️ Et après ? Vous vous en doutez, ce n’est pas parce que vous avez trié une bonne fois vos papiers, que tout va rester intact. Sans une routine mise en place pour vous occuper de vos documents, la paperasse va vite s’accumuler à nouveau ! À vous de voir à quelle fréquence vous souhaitez les traiter : chaque semaine, tous les 15 jours, ou bien une fois par mois ? Ne faites évidemment pas en fonction de ce dont vous avez envie ( qui a réellement ENVIE de gérer ses papiers ?), mais en fonction de la quantité de papiers que vous avez à gérer ! Mieux vaut en faire un peu chaque semaine, qu’y consacrer une demi-journée tous les mois, non ?
De mon côté, je fais ce tri toutes les semaines, chaque vendredi. Cela me prend environ 10 à 15 minutes et mes papiers sont tous traités et/ou classés !
J’ espère que cet article vous aura été utile et qu’il vous aura donné quelques pistes pour vous organiser.
N’ hésitez pas à me faire vos retours en commentaires ou à me partager votre façon de faire avec les documents administratifs.
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